别先生说事

一次小型会议（培训）【下文中小型会议（培训）简称为会议】的成功开始，最关键的就在于培训接待的环节，思路要细致认真，环节要分明有序，流程要合理缜密。

主要环节：分为会议前、会议期间、会议结束后三部分。

主要流程：了解来人情况—–确定接待级别—–拟定接待方案并报审—–确定方案并安排接待人员—–接车—–安排住宿—–餐饮安排——会议期间安排—–送车——总结反馈

重点事项：必须安排好会议接待的人员、会议接待的场所、会议接待时所需要的各种物品。

会议前

一、会前准备工作程序

1．了解与会者基本情况：姓名、性别、职务（称）、来访意图、考察线路、到达及离开时间、联系电话。

2．拟订接待方案（含用车、食宿、会议地点及参加人员、考察线路、陪同接待领导等）。

3．报审方案（经公司领导审核后，报主管领导审批后，确定接待方案）。

4．预告相关人员（预告参与接待的领导及有关人员，做好召开座谈会或陪同就餐等的准备）

5．与参会者洽谈，在参会者到达前应作好相关的接待安排，及时与参会者负责人联系了解具体的到访人数、是否需用车、订房或其它要求，并及时落实，与参会者沟通会议接待策划方案，不合适之处修改，保证其对基本流程熟悉。

6．安排接待人员：公司根据工作的需要安排接待人员，肩负接待任务的人员必须严格按照标准落实整个接待过程。一般情况下，来访人员没有离开前，接待人员不宜随意更改。

7．据酒店提供的房况表，确定接待级别：接待根据来访人员的级别不同，分为普通人员、高级人员、特级人员等，按相应标准安排接待。提前根据来访人员的级别不同确定房间。

8．提前两天完成会议所需的发放资料、签到表、就餐卡、展示牌、的摆设位置，电源、灯光亮度等情况，会间摄影、摄像设备，人员的准备，在大堂、楼层、餐厅、会议室、电梯等处帖上会议指示箭头。

9．会议室会场布置（会标、展示牌、灯光、音响、多媒体、投影仪、电源、桌椅、茶杯及服务员安排），按会议规定的摆放形式及要求布置好会场。

10．对任何可能发生的突发问题做出预先性分析，保证能够及时解决会议期间临时发生的问题，确保会议正常进行。

二、具体准备工作

（一）会议资料准备

1．领导发言稿

2．《会议指南》、《会议日程》等

3．公司概况展板等

4．欢迎布标、会议室布标等

5．会议礼品

（二）设备及设施准备

1．投影仪、多媒体电脑一台（备用）、麦克风、音响、电池、插板（保证足够的插口）。

2．黑板、手写笔、教杆等

3．照相机、摄影机、由专业人员操作

4．会议室（根据入会人数)

5．车辆准备

6．订制领导座次牌（根据是否需要）

7．会议形式：座谈及课桌形式

（三）人员安排

1．安排接待人员、负责如住房登记；负责会议用餐的时间、人数及相关的一些服务；负责引导人员至房间、餐厅、电梯、会议室。

2．设置会议全程督导人员，负责落实会议室布置、茶水供应及服务。

3．安排大唐物业的服务人员，提高茶水供应及服务。

4．摄影人员：根据会议需求安排摄影人员进行拍照和摄像。

5．驾车人员：根据会议实到人数，落实车况好、驾驶技术好的配套车辆。负责会议临时接待服务工作。如：专家、领导临时出行，就餐、会见等活动的车辆。

（四）会议接站

1．接待人员在接到接待任务后，必须确认来访人员的班车何时到达，到达地点，车次，来访人员的姓名、特征。

按照预定计划到达时间，提前半小时到达车站接站，设立醒目接站牌，安排好接站车辆。用车，先落实公司有无车辆之后进行，如无法安排车辆的应通知客户并告之坐车方式。

接到来访人后，接待人员帮忙提行李上车，根据班次的时间或者来访人员的需要安排住宿、餐饮的先后次序。

2．住宿安排：到达住宿地点后，接待人员要主动帮来访人员提行李上房间，简单讲解房间内设施的使用方法，留下自己的联系电话。根据来访人员是长途或者短途，安排来访人员休息或者直接到公司。并提前与综合部联系接待安排。

3．餐饮安排：根据来访人员的级别不同做一下标准后可由他们安排接待人员应陪同来访人员就餐，并且按照来客的习惯安排酒水，就餐过程中，接待人员可以适当地带动气氛，促进双方的感情交流。（注意事项：接待人员本人不要喝酒过度，结帐不要当来客面，出外结帐。）

会议期间

1．确认和分发房间，要求酒店落实叫早服务。

2．准确统计用餐人数并确认用餐时间、菜单、标准、形式、酒水及主次桌和其他相关安排等工作。

3．提前确认参会者的娱乐项目、娱乐场所及消费和付费的方式。

4．确认并保障会议期间会场防盗、消防等安全工作、参会者的人、财、物等安全工作。

5．协调会议期间的交通工具的安排。

6．会议室布置情况落实、同时及时解决会议期间临时发生的问题，确保会议正常进行。

7．准备统计返程的人数、时间、日期、确定参会者返程，代办参会者返程及他程的交通票务及其他委托代办服务。

会议结束后

一、会议结算

1．根据相关清单，包括此会议的实际人数、天数、实际用餐人数、用餐标准、考察人数及会议期间其它费用开支，准确无误的统计消费金额，根据要求进行会议结算。

二、会议返程

1．我方根据参会者返程机、车票时间及方向，送站确保参会者顺利返程。

2．根据需要派专人、专车、提供满意的送站服务，并赠送精美礼品。

3．我方全面征求意见，了解此会议的满意程度，并进行记录反馈。

三．会议总结

1．会务服务的总结、评估、参会者的意见反馈及处理工作。

2．会议资料、领导讲话稿、参会者发言稿、新闻报道资料、影像资料的总结和发表工作。

3．保存客人有关资料，保存接待安排有关资料。

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2009年6月5日

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